….পূর্ব প্রকাশের পর
আগের লেখায় আমরা জানিয়েছি ‘আইএসও’ বলতে কী বোঝায়? ‘আইএসও-৯০০১:২০০৮ সনদ’ কী? অত্র সনদ অর্জনের প্রয়োজনই-বা কী? এ সম্পর্কিতমৌলিক বিষয়ে কিছু ধারণা দেওয়ার চেষ্টা করেছি,সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিদের জন্যযা বিশেষ গুরুত্ববহ। এবার কীভাবে আইএসওসনদ অর্জনওরক্ষণাবেক্ষণ করা যায়,সেসম্পর্কিত বিষয়গুলোয় আলোকপাত করব।
প্রসঙ্গত, আইএসও-সংক্রান্ত সব কাজ সম্পন্নেরনির্দিষ্ট কিছু নিয়ম আছে, যা মেনে চলা অত্যাবশ্যক। সেসব নিয়মকানুন বাস্তবায়ন ও রক্ষণাবেক্ষণের লক্ষ্যে সবার আগেঅত্র প্রতিষ্ঠানে কর্মরত ঊর্ধ্বতন একজন কর্মকর্তাকে ম্যানেজমেন্ট রিপ্রেজেনটেটিভ (এমআর) হিসেবে নিয়োগ দিতে হবে, যার সার্বিক তত্ত্বাবধানে এতদ্সংক্রান্ত সামগ্রিক কার্যক্রম পরিচালিত হয়। এ ছাড়া সনদপ্রাপ্তির প্রাক্-প্রস্তুতি হিসেবে প্রাথমিকভাবে অত্র বিষয়ে যোগ্যতাসম্পন্ন পরামর্শক প্রতিষ্ঠানকে নিয়োগ দিয়ে তাদের পরামর্শ অনুযায়ীনিজেদের অভ্যন্তরীণ কর্মপদ্ধতি এবং প্রচলিত নিয়মকানুন সম্পর্কিত বেশ কিছু ডকুমেন্ট প্রণয়ন, বাস্তবায়ন ও রক্ষণাবেক্ষণ নিশ্চিত করার পর আইএসও সনদ অর্জন করার প্রক্রিয়া শুরু করতে হবে। তন্মধ্যে কোয়ালিটি ম্যানুয়াল, কোয়ালিটি প্রসিডিউর, কোয়ালিটি ফর্ম তৈরি করা এবং অডিট টিম গঠন করা বিশেষভাবে উল্লেখযোগ্য।
কোয়ালিটি ম্যানুয়াল
কোয়ালিটি ম্যানুয়ালকে একটি প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ বিষয় সম্পর্কিতকি-নোটবলা যেতে পারে, যেখানে প্রতিষ্ঠানের প্রতিষ্ঠালগ্ন থেকে শুরু করে অত্র ডকুমেন্ট প্রণয়ন অবধিসম্পাদিত বিভিন্ন কাজ তুলে ধরাসহকোম্পানির ভিশন, মিশন ও পলিসিসমূহ বিস্তারিতভাবে লিপিবদ্ধ থাকে। অত্র কোয়ালিটি ম্যানুয়ালে প্রতিষ্ঠানের বিদ্যমান শাখাসমূহ উল্লেখপূর্বক সর্বমোট ওয়ার্কিং স্পেস, লোকবল, স্থাবর ও অস্থাবর সম্পদের বিবরণ, পরিচালনা পর্ষদের যোগ্যতা, অরগানোগ্রাম, প্রসেস প্ল্যানিং, ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম, ফ্লো-চার্ট, কোয়ালিটি প্ল্যান, জব ডেসক্রিপশন, প্রোডাক্ট রিয়েলাইজেশন সিস্টেম, ম্যানেজমেন্ট রেসপনসিবিলিটি ইত্যাদি সবিস্তারে সন্নিবেশিত থাকে।
এ ছাড়াকোয়ালিটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সম্পর্কিত সব ধরনের কার্যকলাপ রিভিউ করা, উদ্ভূত সমস্যাবলির প্রতিকার ও প্রতিরোধকল্পে করণীয় সিদ্ধান্ত গ্রহণ করা, গৃহীত সিদ্ধান্তসমূহ বাস্তবায়ন করা এবংসার্বিক উন্নয়ন নিশ্চিত করণার্থে বিভিন্ন বিভাগ ও শাখাপ্রধানদের সমন্বয়ে একটি ম্যানেজমেন্ট রিভিউ কমিটি (এমআরসি) গঠন করার মতো বিষয়গুলো কোয়ালিটি ম্যানুয়ালে বিশদভাবে ব্যাখ্যা করাথাকে। এতদ্সঙ্গে অত্র কমিটিতে কারা কারা সদস্য হবেন, কতদিন অন্তর নিয়মিত মিটিং এবং অডিট পরিচালনা করবেন ইত্যাদি বিষয়ও কোয়ালিটি ম্যানুয়ালে উল্লেখ থাকে। আরও উল্লেখ্য, প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের বছরে নির্দিষ্ট (বার্ষিক) কিছু গোল বা অবজেক্টিভ থাকে, সেগুলো কী? কে তার বাস্তবায়নকারী? তা অর্জনের সময়সীমা কত? ইত্যাদি সবকিছুই কোয়ালিটি ম্যানুয়ালেরঅংশ হিসেবে বিবেচ্য।
কোয়ালিটি প্রসিডিউর
যেকোনো প্রতিষ্ঠানের উৎপাদিত পণ্যসমূহ সুষ্ঠুভাবে উৎপাদন, সংরক্ষণ, বাজারজাতকরণ, বিতরণ,ক্রেতা সন্তুষ্টি জরিপকরণ, বিভিন্ন ক্ষেত্রে উদ্ভূত সমস্যাদি চিহ্নিতকরণ, সমস্যার কারণ নির্ণয় ও সমাধানএবং বিদ্যমান পরিস্থিতির সার্বিক উন্নয়ন নিশ্চিতকরণসহসব কর্মযজ্ঞই কোয়ালিটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের আওতাভুক্ত। তাই অত্র কাজগুলোর গুণগত মান রক্ষা করে সময়মতো সব কাজ সুসম্পন্ন করা অতীব জরুরি। এজন্য, বিভিন্ন কাজ সম্পাদন করার জন্য সংশ্লিষ্ট শাখা বা বিভাগের ওপর আলাদা আলাদাভাবে সব দায়িত্ব ন্যস্ত করা হয়। অত্র কাজগুলো শুরু থেকে শেষ অবধি কীভাবে সম্পন্ন হবে, তার বিশদ ব্যাখ্যাসহ ‘কোয়ালিটি প্রসিডিউর’নামে বিভিন্ন শাখা কিংবা বিভাগের জন্য আলাদা আলাদাভাবে একটি করেডকুমেন্ট প্রণয়ন করা হয়, যা সংশ্লিষ্ট শাখা বা বিভাগীয় প্রধানের নিজ দায়িত্বে নিজ নিজ কর্মপরিকল্পনা অনুযায়ী প্রণীত হয়ে থাকে।
প্রসঙ্গত উল্লেখ্য, অত্র প্রসিডিউরসমূহ যেভাবে প্রণীত হোক না কেন, সেই একইভাবে সব কাজ সম্পন্ন হওয়া অপরিহার্য। অন্যথায়,চলমান প্রক্রিয়ার প্রসেসসমূহ অডিটকালে কথায় ও কাজে অসামঞ্জস্যতা দেখা দিতে পারে, যা নন-কনফরমিটি হিসেবেবিবেচিত হয়।সুত্রাং, ‘কোয়ালিটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম’ প্রতিষ্ঠিত করার ক্ষেত্রে সব নিয়মকানুন যথাযথভাবে মেনে চলাঅত্যাবশ্যক।মনে রাখা দরকার, অডিট প্রসেস চলাকালে যেকোনো ধরনের নন-কনফরমিটি উত্থাপিত হলে তা যথার্থভাবে সংশোধিত না হওয়ার পর্যন্ত প্রাপ্ত আইএসও সনদের কোনো বৈধতা থাকে না। অতএব, প্রতিটি ক্ষেত্রেই কথার সঙ্গে কাজের মিল থাকার বিষয়টি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং এ বিষয়ে সংশ্লিষ্ট সবাইকে সচেতন ও সচেষ্ট থাকতে হয়।প্রয়োজনে প্রসিডিউরসহ সংশ্লিষ্ট অন্যডকুমেন্টসমূহআংশিক কিংবা সম্পূর্ণভাবে পরিবর্তন,পরিবর্ধন বা পরিমার্জন করা যেতে পারে। কিন্তু কাজের সঙ্গে কথার গরমিল কোনোভাবেই গ্রহণযোগ্য নয়।
এ ছাড়াকোয়ালিটি ম্যানেজমেন্টসংক্রান্ত সব ডকুমেন্ট প্রতিবছর অন্তত একবার রিভিউ করা প্রয়োজন। উল্লেখিত কাজসমূহ বাস্তবায়ন নিশ্চিত করণার্থে আইএসও-৯০০১ঃ২০০৮-এর গাইড লাইন অনুযায়ী ছয়টি বিষয়েরওপর কোয়ালিটি প্রসিডিউর থাকা বাধ্যতামূলক করা হয়েছে,যা বাস্তবায়িত হলে বাকি বিষয়গুলোর প্রসিডিউর নিজ নিজ অবস্থা ও স্থানভেদে এমনিতেই প্রণীত হতে পারে। এই বাধ্যতামূলক প্রসিডিউরগুলো- ১. ডকুমেন্ট কন্ট্রোল, ২. রেকর্ড কন্ট্রোল, ৩. ইন্টারনাল অডিট, ৪.নন-কনফরমিং প্রোডাক্ট কন্ট্রোল, ৫. কারেক্টিভ অ্যাকশন (প্রতিকার) এবং ৬. প্রিভেন্টিভ অ্যাকশন (প্রতিরোধ)। এসব প্রসিডিউরসহ একটি প্রতিষ্ঠানে পরিচালিত অন্য কার্যক্রমসমূহের প্রসিডিউর প্রণয়ন ও বাস্তবায়ন নিশ্চিত করা ছাড়া আইএসও সনদ অর্জন করা সম্ভব নয়।
কোয়ালিটি ফর্ম
আগেই বলা হয়েছে, আইএসও সনদ-টিকিউএম-সংক্রান্ত সবকার্যক্রম সুষ্ঠুভাবে পরিচালনা করতে একটি পরিমাপক যন্ত্র হিসেবে গণ্য। তাছাড়া, টিকিউএম একটি কনটিনিউয়াস প্রসেস, যার শেষ বলে কোনো কথা নেই। ফলে আমাদের সব কর্মকাণ্ডের উত্তরোত্তর উন্নতিকল্পে টিকিউএম চর্চা অব্যাহত রাখার লক্ষ্যেসমন্বিত এবং নিরবচ্ছিন্ন প্রচেষ্টা চালিয়ে যাওয়া অত্যাবশ্যক। এতদ্লক্ষ্যে, উপরোল্লিখিত কাজগুলো কতটুকু সুষ্ঠুভাবে সম্পন্ন হচ্ছে?বিদ্যমান অবস্থার উন্নতিকল্পে করণীয় কী? ইত্যাদি বিষয়পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে বিশ্লেষণ করতে হলে বিভিন্ন কাজের ফলাফলসংক্রান্ত রেকর্ড রাখার কোনো বিকল্প নেই।
স্মরণ রাখা প্রয়োজন,রেকর্ড কথা বলে, একটি কাজ কখন কী অবস্থায় সম্পন্ন করা হয়েছিল? তার সুফল-কুফল কী ছিল? ইত্যাদি বিষয় সম্বন্ধে যদি যথার্থ রেকর্ড সংরক্ষণ করা হয়, তবে তা বিশ্লেষণপূর্বক পরবর্তীসময়ে করণীয় কাজসমূহ সহজেই নির্ধারণ করা সম্ভব। অন্যথায়, সবকিছু আবার নতুনভাবে শুরু করে পুনরায় ফলাফল বিশ্লেষণ করা ছাড়া আর কোনো গত্যন্তর থাকে না। অতএব, আমাদের সব কর্মকাণ্ডের যথাযথ রেকর্ড সংরক্ষণার্থে কাজের স্পেসিফিকেশন ও পদ্ধতি অনুসারে আলাদা আলাদাভাবে নির্দিষ্ট কিছু ছকসংবলিত ফর্ম তৈরি করা হয়, যা‘কোয়ালিটি ফর্ম’ নামে অভিহিত। আইএসও-৯০০১ঃ২০০৮-এর গাইড লাইন অনুযায়ী বিভিন্ন শাখা-প্রশাখা মিলে ২০টি ফর্ম বাধ্যতামূলক করা হয়েছে। এছাড়াপ্রতিটি প্রতিষ্ঠান তাদের নিজ নিজ কাজের পরিসর ও ধরন অনুযায়ী যেকোনোসংখ্যক ফর্ম প্রণয়ন ও বাস্তবায়ন করতে পারে এতে বাধাধরা কোনো নিয়ম নেই।
বিশেষভাবে উল্লেখ্য, আইএসও সনদ অর্জন করার নিমিত্তে প্রাথমিকভাবে নিয়োগকৃত পরামর্শক প্রতিষ্ঠানের সহযোগিতায় প্রণীত ডকুমেন্টসমূহ সূষ্ঠুভাবে বাস্তবায়ন ও রক্ষণাবেক্ষণ নিশ্চিত করণার্থে সব ডকুমেন্টের মূল কপি এমআর অফিসে সংরক্ষণ করা হয়। এতদ্সঙ্গে, প্রতিটি ডকুমেন্টের প্রয়োজনীয়সংখ্যক ফটোকপি করে, ওই ফটোকপির ওপর কন্ট্রোলড সিল প্রদানকরত অডিটরদের জন্য পূর্ণ একটি সেট এবং সংশ্লিষ্ট শাখা/বিভাগসমূহেরজন্য শুধু তাদের কাজের সঙ্গে সম্পৃক্ত ডকুমেন্টসমূহ একটি করে সেট প্রতিটি শাখা/বিভাগের অনুকূলে সংরক্ষণ করার জন্য বিতরণ করা হয়। এছাড়াদৈনন্দিন কাজে ব্যবহারযোগ্য ফর্মগুলোআলাদাভাবে প্রিন্ট করে কোনো কন্ট্রোলড সিল ছাড়াই বিভিন্ন কাজের তদারকিতে ব্যবহৃত হয়ে থাকে, যা নির্দিষ্ট একটি মেয়াদের জন্য রেকর্ড আকারে সংরক্ষিত থাকে।
অডিট
উপরোল্লিখিত বিষয়সমূহ বাস্তবায়ন করার পর তা সুষ্ঠুভাবে পরিচালনা ও রক্ষণাবেক্ষণকল্পে বিভিন্ন প্রসেসসমূহএকটি নির্দিষ্ট সময় অন্তর নিয়মিত অডিট করাতে হয়। অত্র অডিটসমূহ আইএসও সনদ অর্জন করার আগে ও পরে একইভাবে চালিয়ে যাওয়া জরুরি।প্রসঙ্গত উল্লেখ্য, আইএসও সনদ অর্জন ও রক্ষণাবেক্ষণকল্পে যেসব ডকুমেন্ট প্রণয়ন করা হয়, তার যথাযথ বাস্তবায়ন ও রক্ষণাবেক্ষণ নিশ্চিতকরণার্থে নিয়মিত অডিটকরানোঅপরিহার্য একটি বিষয়, যা কোয়ালিটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম চর্চা করা এবং বিদ্যমান পরিস্থিতির সার্বিক উন্নয়নকল্পে বিশেষ সহায়ক ভূমিকা রাখে। অত্র অডিট দুই ধরনের হয়ে থাকে- ১. ইন্টারনাল অডিট এবং ২. এক্সটারনাল অডিট।
১.ইন্টারনাল অডিট: একটি প্রতিষ্ঠানের কাজের পরিধি ও ধরন অনুসারে অত্র প্রতিষ্ঠানে কর্মরত বিভিন্ন শাখার কর্মকর্তাদের সমন্বয়ে প্রয়োজনীয়সংখ্যক অডিটর নির্বাচন করতে হয়। অতঃপরপ্রচলিত অডিটসমূহ সুষ্ঠুভাবে পরিচালনার জন্য তাদেরঅত্র বিষয়ের ওপর প্রয়োজনীয় প্রশিক্ষণ দিয়ে কোয়ালিটি ম্যানুয়ালে নির্দেশিত ইন্টারভেল অনুযায়ী নিয়মিতভাবে অডিট পরিচালনা করা হয়।অত্র ইন্টারনালঅডিটের রিপোর্টসমূহ ম্যানেজমেন্ট রিভিউ কমিটির মিটিংয়ে উপস্থাপনকরত বিভিন্ন বিষয়াবলি আলোচনা ও বিশ্লেষণপূর্বক বিদ্যমান অবস্থার উন্নতিকল্পেনানাবিধ সিদ্ধান্তগ্রহণ করা হয়। সেই সঙ্গে গৃহীত সিদ্ধান্তসমূহ বাস্তবায়ন নিশ্চিত করার জন্য প্রয়োজনীয় দিকনির্দেশনাও অত্র মিটিংয়ে দেওয়াহয় এবং পরবর্তী মিটিংয়ে সেটা পুনরায় রিভিউ করা হয়।
২. এক্সটারনাল অডিট: উপরোল্লিখিত কাজগুলোসুষ্ঠুভাবে কতটাসম্পন্ন হচ্ছে তা ইন্টারনাল অডিটর দ্বারা অডিট করানোর মধ্য দিয়ে নিজেদের অবস্থান জেনে নিয়ে তদ্নুযায়ী প্রতিকার ও প্রতিরোধব্যবস্থা নিশ্চিত করা গেলেও অত্র কাজসমূহ ইন্টারন্যাশনাল স্ট্যান্ডার্ডের সঙ্গে কতটুকু সামঞ্জস্যপূর্ণ হচ্ছে, সেটা যাচাই করা জরুরি। তাই কোনো সার্টিফিকেশন সিস্টেম যাচাইকারী কোম্পানিকে চুক্তিভিত্তিক নিয়োগ দিয়েএক্সটারনাল অডিটর হিসেবে তাঁদেরদ্বারাঅডিট পরিচালনার মাধ্যমে আইএসও সনদ অর্জনের প্রক্রিয়া শুরু করতে হয়। অত্র সার্টিফিকেশন সিস্টেম যাচাইকারী কোম্পানিনিয়োগদাতা প্রতিষ্ঠানের কাঙিক্ষত কোয়ালিটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ইন্টারন্যাশনাল স্ট্যান্ডার্ডের সঙ্গে কতটুকু সামঞ্জস্যপূর্ণভাবে পরিচালিত হচ্ছে তা নির্ণয় করে এবং তাঁদেরপরামর্শ অনুযায়ী সবকিছু বাস্তবায়ন করার পর নির্দিষ্ট একটি মেয়াদের জন্য আইএসও সনদ প্রদানের নিমিত্তেসনদ প্রদানকারী সংস্থার কাছে সুপারিশ পাঠিয়ে থাকে এবং তদ্নুসারে অর্জিত হয় আইএও সনদ।
পরিশেষে
এই কাঙিক্ষত আইএসওসনদপ্রাপ্তির পরপ্রতিষ্ঠানের অর্জিত সুনাম অক্ষুণ্ন রাখতে কর্তৃপক্ষসহ সংশ্লিষ্ট সবার দায়-দায়িত্ব কয়েকগুণ বেড়ে যায়। ফলেপ্রণীত সিস্টেমসমূহ কতটুকু সুষ্ঠুভাবে পরিচালিত হচ্ছে তা নির্ণয় করার জন্য ইন্টারনাল অডিটর দ্বারা নিয়মিত অডিট প্রসেস চালিয়ে যেতে হয়। এ ছাড়া সার্টিফিকেশন সিস্টেম যাচাইকারী একটি প্রতিষ্ঠানকে চুক্তিভিত্তিক নিয়োগ দিয়ে ইন্টারনাল অডিটের পাশাপাশি এক্সটারনাল অডিট প্রসেসসমূহওপরিচালনা করাতে হয়। মনে রাখা দরকার, অত্র এক্সটারনাল অডিট রিপোর্টের ওপর ভিত্তি করেই প্রাপ্ত আইএসও সনদটি নির্দিষ্ট মেয়াদান্তে পরবর্তী মেয়াদের জন্য নবায়ন করা হয়।
আইএসও সনদ অর্জন করার পর অত্র সনদের মান তথা প্রতিষ্ঠানের সুনাম সমুন্নত রাখতে কোয়ালিটি ম্যানুয়ালে নির্দেশিত সময় অনুযায়ী ইন্টারনাল ও এক্সটারনাল অডিটসমূহনিয়মিতভাবে চালিয়ে যাওয়া প্রয়োজন এবং সেই সঙ্গেআরওপ্রয়োজন-প্রণীত ডকুমেন্টসমূহ নিয়মিত রিভিউ করা। সব মিলেয়ে এটি একটি ধারাবাহিক প্রক্রিয়া হিসেবে বিবেচনায় নিতে হবে, তবেই আসবে এর সার্থকতা।
প্রকাশকাল: বন্ধন, ৮০তম সংখ্যা, ডিসেম্বর ২০১৬।
